Ezek rengeteg adásvételt bonyolítanak le a versenyszférával, a papírt, az írószert, a tisztálkodási szereket magáncégektől szerzik be. Az adótanácsadó felhívta a figyelmet, hogy nemcsak a közbeszerzéssel lebonyolított szerződések esetében, hanem valamennyi tranzakcióra kötelező lesz az e-számlázás, a cégeknek pedig fel kell készülniük, hogy ha nem állítanak ki elektronikus számlát, a közintézmények nem fognak fizetni.

„Az e-számlázás legfontosabb technikai feltétele, hogy a cégvezetőnek vagy a felhatalmazottjának kötelező módon kell legyen elektronikus aláírása” – mutatott rá Debreczeni László. Kifejtette, a privát virtuális térben sok esetben a könyvelési irodák intézik annak a cégvezetőnek az ügyeit, akinek nincs elektronikus aláírása, viszont az e-számlázást már nem lehet a könyvelőkre terhelni, a számla kiállítása a cégvezető felelőssége.

Továbbra is lehet ugyan kézzel vagy egyszerű programmal kiállítani a számlát, majd azt egyenként feltölteni az adóhatóság rendszerébe, de ez jó alkalom lehet arra, hogy a vállalkozók korszerűsítsék a nyilvántartásukat.

Érdemes feltelepíteni egy könyvviteli modult, kialakítani egy felhőalapú rendszert, amihez a cégvezetőn kívül hozzáfér a könyvelő, és amelyben a kiállított számla egyetlen kattintással feltölthető az e-számla rendszerbe. „Ahogy a koronavírus-járvány rákényszerített arra, hogy megtanuljunk online gyűléseket, megbeszéléseket szervezni, az e-számlázás bevezetése jó alkalom arra, hogy a cégek korszerűsítsék, digitalizálják a nyilvántartásukat” – véli Debreczeni László.

Egyrészt a bélyegző és az aláírás már nem kötelező, így ha a számlát elmentik egy adatbázisba, azt bármikor ki lehet nyomtatni és eredetinek számít, ha kéri az adóellenőr. Ha viszont kinyomtatják, aláírják és lepecsételik, minden utólag nyomtatott példány csak másolatnak számít.

Debreczeni szerint meg kell szűnnie a kézi számlázásnak, a pecsétnek és az aláírásnak, hiszen az a cél, hogy a dokumentumokat lehessen lementeni, és ha szükséges, bármikor, bármennyi példányban kinyomtatni.

A romlandó termékek, a nagy kereslet, a sajátos forgalmazási módok miatt gyakori a készpénzhasználat, nehézkes a visszakövetés, ami elősegíti az adócsalást. Az e-számlázás, az online nyilvántartási rendszer lehetővé teszi, hogy valós időben rálássanak a pénzmozgásokra, pontosabban meg tudják becsülni az állami költségvetés várható bevételeit.

A rendszer országosan, de az EU szintjén is jelentős mértékben csökkenti az áfacsalás lehetőségét. Az e-számlázás jó eszköz az adócsalás visszaszorítására, hiszen ha a számla az adóhatóság rendszerén fut át, már rögtön követi, mikor fizeti be a cég az áfát.