A hibrid munkavégzésé a jövő: minden és mindenki rugalmasabbá vált a járvány hatására

– ezt Szász Levente közgazdásztól, egyetemi oktatótól tudjuk. A kolozsvári Babeș–Bolyai Tudományegyetem (BBTE) Közgazdaság- és Gazdálkodástudományi Karának (KGTK) hatfős, magyar tagozatos kutatócsoportja Szász Levente vezetésével a The Economist szaklap által kidolgozott normalitási index adatait elemezte, amelynek nyomán arra igyekeztek választ kapni, hogy Románia milyen mértékben tért vissza a járvány előtti feltételekhez és körülményekhez.

Az irodák több mint fele üresen maradt

A normalitási index a társadalmi-gazdasági szereplők viselkedésének alakulását követi nyolc mutatószám mentén, amelyek három fő kategóriába sorolhatók: közszállítás és utazások, kikapcsolódás és szórakozás, illetve kereskedelmi és munkahelyi aktivitás. Ez utóbbi hivatott felmérni, hogy milyen mértékben kihasználtak a romániai irodahelyiségek. Szász Levente rámutatott: a munkavégzés módjának átalakulásáról meglehetősen hiteles összképet nyújt az irodai felületek kihasználtsági rátája. Az adatokból pedig jól látszik, hogy a tavaly március–májusi időszakban, a járvány kitörése után, a teljes lezáráskor volt egy hirtelen zuhanás, akkor hozzávetőleg 40 százalékra esett vissza az irodafelületek kihasználtsága. Jelenleg ez a mutató közelíti a 80 százalékot, de az irodák egyötöde még mindig üres.

A növekedés azt jelzi: a vállalatok törekedtek arra, hogy valamilyen szinten újraindítsák az irodai munkát, amint erre lehetőségük volt. Ez nemcsak azokon a területeken jellemző, ahol feltétlenül szükséges a személyes jelenlét, hanem ott is, ahol a napi tevékenység otthoni munkával kiváltható lenne. Szász Levente hangsúlyozta, az egyetemen is tapasztalják, de a vállalati partnerektől érkező visszajelzések is azt mutatják, hogy

„Ezeknek a feladatoknak egy részét el lehet végezni online, de ahol a csapat együttműködésére van szükség, ott egy videókonferencia nem mindig elég, de még a virtuális valóság (VR) rendszerekkel sem lehet tökéletesen biztosítani azt a közeget, ahol a kreatív energiák felszabadulhatnak” – magyarázta az egyetemi oktató.

A csapatszellemet nem lehet otthonról szimulálni

Továbbá minden vállalkozásnak van egy saját szervezeti kultúrája, ami meghatározza, hogy az emberek hogyan végzik nap mint nap a feladatukat. Ez egyfajta láthatatlan vezérlőelv, ami befolyásolja, ahogyan az alkalmazottak viselkednek, illetve viszonyulnak egymáshoz és a munkához. A közgazdász rámutatott: akadémiai kutatások is bizonyítják, hogy ennek a szervezeti kultúrának közvetlen hatása van a teljesítményre. Egy egészséges összhangon alapuló kultúrában ugyanis a motivációs rendszerektől, bónuszoktól vagy éppen a büntetésektől függetlenül jobban teljesítenek az ott dolgozók.

Az otthoni, online munkavégzés során kimaradnak a közös szünetek, az informális találkozások, a csevegések a folyóson. Ha ezek hiányoznak, visszaeshet a teljesítmény még úgy is, hogy az otthoni munkavégzésnek is megvannak az előnyei hatékonyság szempontjából. Ebben az esetben például nem kell időt vesztegetni a be- és hazamenéssel, sőt aki el tudja különíteni otthon a munkát és a családdal töltött időt, azaz a munka és a magánélet közötti egyensúlyt jobban meg tudja teremteni, annak összességében több ideje marad a feladataira és a családjára is.

Az ember viszont nem véletlenül találta fel az irodát mint a munkavégzés helyszínét, amelynek szerepe az internet elterjedése után sem szorult vissza. Ennek alapján

Ez pedig csak részben szól arról, hogy ott rendelkezésre állnak a szükséges eszközök. Ezenkívül az is fontos szempont, hogy az irodában nincs meg a számos otthoni figyelemelterelő tényező, ott van viszont a csapatszellem, a szervezeti kultúra, az együtt dolgozás, ötletelés, amiket nem lehet szimulálni otthonról, online eszközökkel.

Ezzel az átszervezéssel bérelt irodafelületet lehet spórolni, emellett csökkennek a takarítási és karbantartási költségek, így a vállalatnak kézzelfogható költséghaszna is lesz. Szász Levente hangsúlyozta: ezen a téren vannak még kihívások, hiszen ezek az irodák már nem olyanok lesznek, mint a járvány előtt, amikor mindenkinek megvolt a saját széke és íróasztala, rajta a családi fotó. „Az irodahelyiség rugalmasabb környezetté kell alakuljon. Több közösségi térre lesz szükség, ami a kreatív, közös munkát elősegíti” – összegezte Szász Levente.

Igyekeznek visszacsalogatni az IT-sokat

A járványügyi korlátozások talán az informatikai cégek számára okozták a legkevesebb kellemetlenséget, hiszen ebben az ágazatban egyszerűbben és gyorsabban át lehetett térni az online munkavégzésre. A tapasztalatok ennek ellenére nem azt mutatják, hogy a helyi IT-cégek hosszú távon is berendezkedtek a home office-ra. A vállalkozások inkább arra törekednek, hogy meglévő irodáikat átalakítsák és még nagyobb kényelmet biztosítsanak az alkalmazottaknak, ezzel is próbálják visszacsalogatni őket otthonukból – tudtuk meg Bihari Bélától, a székelyföldi IT Plusz Klaszter elnökétől. „Természetesen online naponta tartjuk a kapcsolatot, írunk egymásnak, de az nem ugyanaz, mint amikor kezet fogunk, együtt ebédelünk és közben megbeszéljük a közös dolgainkat” – magyarázta.

Szerinte a nonverbális kommunikáció is fontos lehet a munkatársak között, az otthoni munka során ugyanakkor lazul a cég iránti elköteleződés, ilyen esetben megtörténhet, hogy az alkalmazott egy kevéssel jobb javadalmazásért is gondolkodás nélkül otthagyja munkaadóját. Ezt alátámasztja, hogy

A cégek szempontjából azért sem minden esetben előnyös, ha az alkalmazottak otthonról dolgoznak, mert az irodaházakban a bérszerződést a járvány alatt sem mindig tudták felmondani, hiszen nem volt hova elvinni a teljes infrastruktúrát. Ha egy pár ezer négyzetméteres felület néhány hónapig üresen áll, azt még áthidalja a cég, de ha ez folytonossá válik, akkor döntésre kényszerül a vállalkozó: vagy tovább bérli az irodát, és megpróbálja visszacsalogatni a munkatársait, vagy teljesen átmegy otthoni munkavégzésbe, és felszámolja a székhelyét. Ez utóbbi viszont hatalmas presztízsvesztés, hiszen ha megérkezik egy tíztagú ügyfélkör, nem lesz hol leültetni őket. „Az nem túl elegáns, ha azt mondják nekik, hogy maradjanak a szállodában, majd online egyeztetünk” – mutatott rá Bihari Béla.

A klaszter elnöke úgy látja: egyre inkább az a tendencia, hogy a cégek átalakítanak, kényelmesebb tereket biztosítanak, és fokozatosan átállnak a hibrid munkavégzésre. Vagyis belemennek abba a konstrukcióba, hogy pár napot mindenki otthonról dolgozik és néhány napot bejár, tehát

Nem tartja valószínűnek, hogy elterjed a teljes home office, és aki mégis inkább ezt választja, az szerinte előbb-utóbb lemorzsolódik.

„Nem működik most már a nagyváros-kisváros sztereotípia. Egy informatikusnak nem kell elmennie egy nagyvárosba, hogy világszintű projektekben vegyen részt, hiszen ugyanazokat a minőségi szakmai kihívásokat egy kisvárosban is megtalálja” – magyarázta Bihari Béla.

Rugalmasabb munkaadók és munkavállalók

A járványhelyzet hatására valóban rugalmasabbak lettek a munkaadók, de az alkalmazottak is – erről már Vitályos Erzsébet humánerőforrás-szakértő számolt be, aki szerint nagyobb a nyitás az otthoni vagy a távmunka iránt, és egyre nagyobb teret hódít a hibrid munkavégzés. Ez a fajta rugalmasság ugyanakkor elsősorban a multinacionális és a nagyobb cégeknél lehetséges.

Egyértelmű, hogy vannak olyan területek, ahol lehetetlen otthonról elvégezni a munkát, a gyárból például nem nagyon lehet hazavinni a gépeket, de számos olyan ágazat létezik – az informatika, a telefonos ügyfélszolgálat, a távközlési és pénzügyi ágazatok –, amelyekben hatékonyan működik a home office. Az alkalmazók is felismerték, hogy költséghatékonyabb ez a megoldás, sőt már arra is találtak megoldást és eszközöket, hogy az otthoni munkát monitorozzák. „Természetesen még mindig vannak konzervatív munkaadók, akik úgy vélik, ha az alkalmazott nincs szem előtt, akkor nem is dolgozik” – tette hozzá a szakértő.

részletezte Vitályos Erzsébet. Ezzel párhuzamosan a munkavállalók mentalitása is változott: van, aki hallani sem akar arról, hogy másfél év után újra bejárjon az irodába, annyira hozzászokott az otthoni munkához. Sokan igénylik, hogy egy héten legalább három napot otthonról dolgozhassanak.

De a másik oldalon is bőven akad példa: egyesek már nagyon várták, hogy visszatérjenek a munkahelyükre, mert otthon nem voltak megfelelők a körülmények az összpontosításra, vagy éppen hiányolták a közös ötletelést. „A nagy cégeknél már a járvány előtt is plusz vonzerőt jelentett a rugalmas program. A következő időszakban pedig járulékos juttatásként kínálhatják fel a munkaadók a lehetőséget, hogy a munkavállaló a hibrid és az otthoni munkavégzés közül választhat” – vetítette előre Vitályos Erzsébet.

A törvényhozók is igyekeznek tartani a lépést

Ördög Lajos, a Kovászna megyei Munkafelügyelőség vezetője eközben arról számolt be: Kovászna megyében egyelőre nem tapasztalható nagyon látványos változás a munka világában, de az alkalmazóknál tetten érhető a törekvés, hogy úgy tervezzék meg a munkafolyamatokat, hogy bármi történik, azok egy részét lehessen otthonról is elvégezni. Úgy látja, Kovászna megyében azért nincs még nagymértékű változás, mert a térségben kevés az olyan jellegű tevékenység, ami otthonról is elvégezhető, például a készruhagyártás ebben a formában nem kivitelezhető.

Az igazgató arra is rámutatott: időközben a szabályok is változtak, a munkatörvénykönyv módosítása értelmében pedig már lehetőség van a munkaszerződések elektronikus formában való előzetes bekérésére, illetve az elektronikusan aláírt dokumentumokat is elfogadják. A főfelügyelő főként ez utóbbi intézkedést tartja újszerűnek és fontosnak, hiszen ezáltal egy munkaszerződés immár úgy is létrejöhet, hogy a felek egyáltalán nem találkoznak személyesen. Ez akkor jelent óriási segítséget, ha például a munkaadó és a munkavállaló az ország két távoli pontján élnek.

A vállalkozók egy része megvásárolta ezt a szolgáltatást, az alkalmazottak többsége még nem rendelkezik elektronikus aláírással. Valószínűnek tartja, hogy a szolgáltatók kínálnak majd olyan lehetőséget, hogy egyedi alkalomra lehessen megvásárolni, így az a munkavállaló, aki nem végez olyan feladatokat, hogy folyamatosan szüksége legyen elektronikus aláírásra, egyszeri alkalomra, csak a munkaszerződés aláírására is beszerezheti.